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Migrar a Odoo desde Excel, Sage, A3 o Holded sin perder datos
Qué datos migrar a Odoo y cuáles no, cómo se hace desde Excel, Sage, A3 o Holded, cómo elegir la fecha de corte y los errores que hacen que una migración salga mal.
Para migrar a Odoo sin perder datos hay que decidir tres cosas: qué datos migrar, a qué fecha de corte y quién los valida. La técnica es lo de menos: Sage, A3, Holded y cualquier Excel se exportan a ficheros que Odoo importa sin problema. Lo que hace que una migración salga mal es cargar datos sucios, intentar llevarse todo el histórico o no cuadrar los saldos antes de arrancar.
Te cuento cómo lo hacemos en nuestras implantaciones y qué tienes que preparar tú.
¿Te preocupa perder datos en el cambio? En nuestras implantaciones de Odoo la migración va incluida en el precio cerrado, con cargas de prueba que validas antes del arranque.
Qué migrar y qué no
| Dato | ¿Se migra? | Comentario |
|---|---|---|
| Clientes y proveedores | Sí | Con NIF, dirección fiscal, condiciones de pago y cuenta contable |
| Productos y servicios | Sí | Con referencia, precio, impuestos, unidades y categoría |
| Stock actual | Sí | Contado a la fecha de corte, con número de serie o lote si los usas |
| Facturas pendientes de cobro y de pago | Sí | Para poder conciliarlas con el banco desde el primer día |
| Pedidos y presupuestos en curso | Sí, los abiertos | Los cerrados no aportan nada |
| Saldos contables | Sí | Asiento de apertura a la fecha de corte, cuadrado con el balance |
| Listas de materiales y tarifas | Sí, si las usas | Suelen estar en Excel; es buen momento para revisarlas |
| Histórico de facturas y asientos | Normalmente no | Se queda consultable en el programa antiguo o en una exportación |
| Oportunidades del CRM | Las vivas | Las antiguas cerradas, mejor como informe |
La regla: migra lo que necesitas para trabajar mañana, no todo lo que tienes. Migrar todo el histórico multiplica el coste y casi nunca se consulta.
La fecha de corte
Es el día a partir del cual todo se hace en Odoo. Conviene que coincida con:
- El inicio de un ejercicio (1 de enero), lo ideal para la contabilidad: el asiento de apertura es el balance de cierre.
- O el inicio de un trimestre, para que el IVA de cada trimestre salga de un solo sistema.
Si arrancas a mitad de trimestre, se puede, pero hay que decidir cómo se presenta ese IVA y migrar también las facturas del trimestre en curso.
Cómo se hace, paso a paso
- Inventario de fuentes. De dónde sale cada dato: el programa de gestión, la contabilidad que lleva la gestoría, los Excel de cada departamento.
- Exportación. Todos los programas habituales permiten exportar a Excel o CSV. Si hay varias fuentes, se elige cuál manda para cada dato.
- Limpieza. Quitar duplicados, unificar formatos (NIF, teléfonos, provincias), completar campos obligatorios y dar de baja lo que ya no se usa. Es la parte que más tiempo lleva.
- Plantillas de Odoo. Se pasan los datos a las plantillas de importación de Odoo, columna por columna.
- Carga de prueba. Se importa en una copia de Odoo y vuestro equipo revisa: clientes, productos, stock y saldos.
- Cuadre. El balance, los saldos de clientes y proveedores y el stock valorado tienen que coincidir con el programa antiguo.
- Carga definitiva el día del corte, con los datos actualizados, y comprobación final.
Desde cada programa: lo que hay que tener en cuenta
| Origen | Lo habitual | Ojo con |
|---|---|---|
| Excel | Maestros y stock en hojas sueltas | Duplicados, códigos repetidos, celdas combinadas, el mismo cliente escrito de tres formas |
| Sage | Maestros, facturas y asientos exportables | Plan de cuentas con subcuentas propias: hay que mapearlas al plan de Odoo |
| A3 (A3ERP, A3ECO) | Maestros y contabilidad, a veces llevada por la gestoría | Coordinar con la gestoría la fecha de corte y el asiento de apertura |
| Holded | Contactos, productos, facturas y contabilidad exportables | Series de factura y numeración: hay que continuarlas sin saltos en Odoo |
Los 6 errores más habituales
- Cargar los datos tal cual. Odoo no arregla los datos sucios: los hace visibles. Hay que limpiar antes, no después.
- Querer migrar todo el histórico. Más coste y más riesgo, para datos que casi nadie consulta.
- No cuadrar los saldos. Si el balance de apertura no cuadra, todos los informes de Odoo estarán mal desde el primer día.
- Olvidar las facturas pendientes. Sin ellas, no se pueden conciliar los cobros y pagos que lleguen después del corte.
- Stock sin contar. Cargar el stock del programa antiguo sin un recuento físico traslada los errores a Odoo.
- Nadie de la empresa valida. El partner puede cargar los datos, pero solo vosotros sabéis si un cliente o un precio está bien.
Cuánto tarda y cuánto cuesta
En una pyme, la migración suele llevar de una a tres semanas repartidas durante la implantación. Lo que más influye es lo ordenados que estén los datos de partida. Por eso, en nuestras implantaciones la migración va incluida en el precio cerrado, con un alcance claro: qué datos se migran, desde qué fuentes y con cuántas cargas de prueba.
Si te estás planteando el cambio, te puede servir también cómo implantar Odoo en una pyme y qué puede hacer la IA dentro de Odoo una vez tengas los datos ordenados. Y si quieres que veamos tus datos, en nuestra página de implantación y migración a Odoo te contamos cómo lo hacemos sin frenar vuestra operativa.
Preguntas frecuentes
¿Se puede migrar a Odoo desde Sage, A3 o Holded?
Sí. Todos permiten exportar clientes, proveedores, productos, facturas y asientos a Excel o CSV, y Odoo los importa con su herramienta de importación. Lo que da trabajo no es exportar, sino limpiar y cuadrar los datos antes de cargarlos.
¿Hay que migrar todo el histórico a Odoo?
Casi nunca compensa. Lo habitual es migrar los datos maestros, el stock, los documentos abiertos (facturas pendientes, pedidos en curso) y los saldos contables a la fecha de corte. El histórico se queda consultable en el programa antiguo o en una exportación.
¿Cuál es el mejor momento para migrar?
A principio de un ejercicio o de un trimestre, porque los saldos de apertura y los impuestos se cuadran mucho más fácil. El 1 de enero es la fecha más cómoda para la contabilidad.
¿Cuánto tarda una migración de datos a Odoo?
En una pyme, entre una y tres semanas de trabajo repartidas durante la implantación. El tiempo depende sobre todo de lo ordenados que estén los datos de partida, no del volumen.
¿Puedo seguir trabajando mientras migro?
Sí. Se hacen una o dos cargas de prueba mientras seguís en el programa antiguo y, el día del corte, se cargan los datos definitivos. La parada real suele ser de uno o dos días como mucho.